В Україні завершують перехід на електронні трудові книжки. Тепер працівники можуть самостійно перевести свою трудову в онлайн-формат через портал Пенсійного фонду або за допомогою роботодавця. Електронна книжка повністю дублює паперову, зберігає інформацію про стаж і стане основою для автоматичного нарахування пенсій без додаткових довідок.
Chas News зробив покрокову інструкцію та поради, які допоможуть оцифрувати електронну книжку.
Що таке електронна трудова книжка
Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової, у якому зберігається інформація про:
- місця роботи працівника;
- дати прийняття, переведення та звільнення;
- періоди навчання чи служби, що зараховуються до трудового стажу.
Всі дані вносяться до реєстру Пенсійного фонду України (ПФУ). Працівник може переглянути їх онлайн у власному кабінеті застрахованої особи на порталі електронних послуг ПФУ.
Чому Україна переходить на електронні трудові книжки
Україна переходить на електронні трудові книжки, щоб зробити систему обліку стажу сучасною, зручною та надійною. Цифровий формат спрощує доступ до інформації як для працівників, так і для роботодавців.
Електронна книжка захищає записи від втрати або пошкодження, а при виході на пенсію людина отримує можливість оформити виплати швидше — без походів по архівах і зайвої бюрократії. Крім того, це крок до прозорості й цифровізації державних сервісів, адже зменшується кількість фальсифікацій та спрощується робота кадрових служб.
Як оцифрувати трудову книжку: покрокова інструкція
Переведення трудової книжки в електронний формат можна зробити самостійно або через роботодавця.
Варіант 1. Самостійно через портал ПФУ
- Авторизуйтесь на порталі електронних послуг Пенсійного фонду за допомогою: кваліфікованого електронного підпису (КЕП), BankID, або Дія.Підпису.
- Перейдіть у розділ «Відомості про трудові відносини».
- Завантажте скановані копії або якісні фото всіх сторінок трудової книжки: титульної та тих, де є записи про роботу.
- За потреби додайте копії наказів, довідок чи інших документів, що підтверджують стаж.
- Подайте заяву на внесення інформації.
- Дочекайтесь підтвердження від ПФУ (у кабінеті або на електронну пошту).
Варіант 2. Через роботодавця
Роботодавець може самостійно оцифрувати трудові книжки своїх працівників та передати дані до ПФУ. Для цього він:
- збирає паперові документи;
- сканує сторінки;
- завантажує їх через спеціальний кабінет роботодавця на порталі ПФУ.
Що робити з паперовою трудовою книжкою
Багатьох працівників хвилює питання: чи потрібно здавати паперову трудову книжку після оцифрування? Відповідь — ні. Існує декілька варіантів:
- залишити документ у себе вдома — як архів чи пам’ять;
- передати роботодавцю — якщо він продовжує вести облік і в паперовій формі (це дозволено у перехідний період);
- припинити використання — після підтвердження оцифрування вся інформація зберігається в реєстрі, і паперова версія вже не має юридичної сили.
Щодня Сhas News відбирає для вас найважливіші новини. Приєднуйтесь до нас у Facebook та Telegram, щоб нічого не пропустити.
