Стара система втискування людей за столики відкритого типу відтепер просто не може працювати.
BBC розповідає про засновану в Нью-Йорку компанію SquareFoot, яка раніше допомагала клієнтам знаходити офісні приміщення у містах по всьому світу. Однак сьогодні компанія стикається з іншою проблемою. У SquareFoot працює приблизно 60 людей, однак її офіс у Манхеттені може безпечно утримувати лише 27 людей. Це — наслідок рекомендацій з охорони праці, запропонованих містом, штатом та федеральними центрами контролю за захворюваннями.
«Офіс раніше був місцем, куди ви ходите», — каже гендиректор фірми Майкл Колачіно. — «Зараз це як нафта чи прісна вода. Це ресурс, який потрібно зберігати, розподіляти і думати про щось зовсім інше, ніж місце зустрічі».
Оскільки країни, які постраждали від пандемії, оцінюють вартість повернення до офісу, тисячі компаній стикаються з питанням, яке висловила SquareFoot. Деякі фірми вже продовжили політику роботи вдома для працівників, які не грають критичної ролі, до 2021 року. Інші оголосили про скорочення фізичних офісних приміщень. Багато компаній застосовують «гібридну» модель офісу, коли працівники розподіляють свій час між віддаленою роботою та офісним часом.
Але ця модель представляє складний виклик для планування, який вимагає відповідей на безліч питань. Що важливіше — дозволити командам проводити час разом або спілкуватися з колегами з інших частин компанії? Як менеджери коригують графіки, коли різні люди починають і закінчують групові проекти? Чи всі мають рівний доступ до часу зустрічі з босом та мають достатню для підвищення видимість?
Бізнес SquareFoot створювала до пандемії цифрові інструменти, які допомагають клієнтам знаходити офісні приміщення в переповнених містах. Зараз фірма використовує ці інструменти, щоб знайти дієве рішення для власного простору в епоху COVID-19. Вона винайшла алгоритм, який має розподілити доступ до офісних ресурсів таким чином, щоб найкраще відповідати потребам людей, підрозділів та бізнесу в цілому.
Компанія почала з опитування керівників своїх відділів щодо конкретних потреб кожного сектора бізнесу. Питання зосереджувались на чотирьох ключових сферах: зручності, розташування, спілкування та особистому розвитку. Вони занурились у подробиці, зробивши опис фізичних інструментів, необхідних кожній команді для виконання своїх робіт.
Вони також вивчили стиль спілкування та склад персоналу кожного підрозділу, підрахувавши обсяг особистого обговорення та пасивного обміну інформацією, котрі практикувала кожна команда, та їх потребу у подальшому навчанні й побудові стосунків для окремих членів.
Маючи ці дані на руках, компанія створила інструмент штучного інтелекту, який визначає планування. Працівники, які хочуть відвідати офіс, подають запит до системи принаймні за 24 години до візиту. Якщо офісом хочуть користуватися більше людей, ніж дозволяє приміщення, система оцінює кожен запит. Вона враховує такі фактори, як функція працівника та кількість офісного часу, який він мав на цьому тижні.
Алгоритм реактивний; він відповідає на запити співробітників щодо офісного часу, а не викликає на роботу конкретних осіб чи підрозділи. Він також розроблений для ситуацій, коли попит на офіс перевищує пропозицію.
На даний момент небагато людей готові повернутися до офісів, каже Колачіно. «Найскладніше — узгодити точки зору всіх співробітників щодо того, що означає «безпека», коли ми маємо обмежені та суперечливі дані про передачу хвороби в офісному середовищі», — додав він.
Алекс Алонсо, організаційний психолог та керівник відділу знань у Товаристві з управління людськими ресурсами, що базується у Вірджинії, каже, що на сьогодні найпопулярнішим питанням менеджерів з персоналу є те, як повернути всіх до офісу безпечним способом і при тому справедливо. Він каже, що правильне рішення буде виглядати по-різному для кожної компанії і що інновації є ключовими.
Окрім алгоритмів, він пропонує як один із варіантів можливість заохочення працівників, які готові працювати в режимах розподілу або нетрадиційного графіку. І якщо графік не може бути гнучким, компанії можуть подумати про зустрічі в реалі, але експериментальні. Після кількох місяців дзвінків у Zoom соціально віддалені збори на відкритому повітрі у масках можуть бути альтернативою віртуальній роботі.
У SquareFoot алгоритм залишається у процесі розробки.
«Робітники визнають, що рівень стресу вищий, ніж будь-коли, тому що вони не знають, коли вони повернуться назад і як це буде виглядати, коли вони повернуться», — говорить Алонсо. З урахуванням усіх змін, які пережили компанії та працівники в 2020 році, впевненість у чому завгодно — навіть якщо це просто знання, коли робоче місце вільне - може бути бажаною перевагою.
